Xbot
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Para a instalação, basta seguir um dos manuais abaixo a depender do Windows utilizado.
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Caso o cliente digite alguma mensagem ou palavra que não está catalogada nas respostas do Xbot, ele responderá com a mensagem "😞 Desculpe "nome da pessoa" não consegui entender.. Geralmente sou bom com as palavras." Após isso, ele enviará a mensagem que está com o tipo AJUDA. Nesse caso, é sempre importante deixar pelo menos uma resposta com o tipo Ajuda e uma pergunta vinculada a esse tipo, conforme mostrado abaixo.
Foi criado o novo tipo de resposta chamado SAUDAÇÃO.
Essa mensagem funcionará da mesma forma que as mensagens automáticas do Whatsapp Business, podendo ser usada por quem usa Whatsapp pessoal.
Somente funcionará caso o Xbot esteja sem resposta automática.
O Xbot irá despausar a conversa, enviar a saudação e pausar novamente por 24hrs. Então cada saudação será enviada com 24hrs de diferença entre elas.
Para configurar siga os passos:
No cadastro de Respostas do Xbot, crie uma nova resposta com o tipo SAUDAÇÃO e preencha o nome e o corpo da mensagem
No cadastro de Perguntas, crie uma pergunta usando a resposta que foi criada no passo anterior e nas tags de perguntas insira a tag 'saudação' conforme a imagem abaixo
Verifique suas perguntas diariamente, normalmente após um dia de vendas poderemos verificar em quais casos o Xbot não conseguiu responder ao cliente por não ter uma pergunta/respota cadastrada. Assim, sempre o atualize com novas perguntas e respostas de acordo com o que seus clientes pesquisam!
Por um outro lado, revise e modifique suas perguntas e respostas de modo a tornar a "navegação" do cliente mais fácil, uma vez que indicar muitas opções de página por resposta pode confundi-lo
Um teste básico diário, navegando por todas as categorias e utilizando todas suas perguntas/respostas pode te ajudar tanto no direcionamento do XBot indicando quais categorias precisaremos alterar algumas coisas, como também de funcionamento se certificando que o robô esta respondendo da maneira que deveria e enviando as informações ao cliente.
Ative o XBot
Utilize algum outro telefone e teste todos os itens do menu
Acesse o link do cardápio
Faça um pedido teste
Aguarde a mensagem de confirmação da loja
Digite status para confirmar o recebimento do pedido
Com esse simples teste, nos certificaremos de que está tudo ok com o robô e que podemos começar o atendimento!
Cancele o pedido efetuado em seu PDV para que não entre como venda em seus relatórios!
De modo a otimizar a função de chamada de atendente, que pausa as respostas do XBot ao contato que solicitou ajuda do atendente, recomendamos a seguinte opções para minimizar os chamados e manter os clientes sendo atendidos pelo robô:
Quando um cliente chama um atendente para atendimento é soado um aviso sonoro e a seguinte mensagem aparece a seguinte mensagem:
Clicando em responder é aberto a conversa com o cliente e ao lado da foto dele podemos verificar que o XBot está em pausa pois ele está em atendimento com o atendente da loja.
Normalmente o cliente utiliza estas funções quando tem algum erro ou problema com o pedido ou quando tem alguma dúvida e o robô não está configurado para responder.
Assim, recomendamos filtrar um pouco o processo até o cliente realmente precisar da ajuda de um funcionário.
O modelo que pode ser seguido é o abaixo, levando em consideração as perguntas que seus clientes mais fazem quando chamam o atendente
Durante o atendimento semanal, anote quais pontos e por quais motivos seus cliente precisaram da ajuda de um atendente. Posteriormente, configure perguntas e respostas de maneira a maximizar a "área de cobertura" do seu robô e deixar o atendimento pessoal somente para problemas ou erros com o pedido!
No exemplo abaixo, quando o cliente chama o atendente pelas palavras chave "falar com atendente" informo ao meu cliente que todos nossos atendentes estão em atendimento no momento e logo abaixo dou algumas opções extras (que não estão no menu Ajuda) que podem sanar as dúvidas do meu cliente.
Como comentei na exclamação acima, aqui seria o lugar ideal para configurar as perguntas e respostas que os clientes mais fazem ao chamar um atendente
Neste exemplo coloquei algumas dicas de funções do Xmenu que auxiliam na compra dos pedidos como a utilização de observações:
Utilização de Filtros:
Utilização do botão de quantidade após montar um combo
Lembrando que, configurei uma pergunta e resposta para cada um dos temas acima!
Assim, consigo cobrir uma área maior de dúvidas ou questões que meus cliente poderiam ter
Ao mesmo tempo, dei a opção dele digitar por Problema e assim ser direcionado ao atendente, deixando especificado que seria para tratar de erros ou problemas com o pedido e não tirar dúvidas que o robô conseguiria resolver!
Digitando por Problema, voltamos ao inicio deste manual onde agora sim é aberta a mensagem de que alguém precisa de ajuda e soado o aviso sonoro.
Para meu cliente é exibida a seguinte mensagem, onde posso colocar no lugar dos "XX" em quantos minutos conseguiríamos atende-lo
A partir daí é só clicar em responder para ir até a conversa e tratar sobre o Problema do cliente
Uma outra super dica é a seguinte, como dito anteriormente, quando meu cliente chama o atendente o robô deixa o cliente em pausa, para que o atendente consiga resolver o caso. Porém, mesmo após resolvido o atendimento, o cliente ainda fica em pausa!
Assim, caso ele chame novamente para efetuar outra compra ou verificar alguma informação na loja o robô não irá responde-lo
O tempo padrão para que o próprio robô volte a responder este cliente em pausa é de 24 horas! Então, irei demonstrar como retirar a pausa manualmente:
Estando na conversa com o meu cliente, posso visualizar o ícone do Xmenu ao lado do botão que utilizamos para enviar áudios ao cliente.
Clique sobre ele e você encontrará o botão Play em verde
Basta clicar em cima dele e pronto o robô está pronto para responde-lo assim que enviar alguma mensagem!
Um dos casos mais recorrentes que temos no suporte é quando os clientes relatam que o XBot parou de funcionar. Na grande maioria das vezes, se trata de uma limitação do próprio WhatsApp que perde a comunicação com o celular dos clientes quando a tela de descanso esta ativa.
Para solucionar este problema, nativo de todo celular Android, recomendamos a instalação do aplicativo Mantenha a tela ligada, que atua como um bloqueio para a tela de descanso do smartphone. Esse aplicativo está disponível apenas para Android!
Na Play Store procure por Mantenha a tela ligada, como na imagem abaixo.
Clique em Instalar
Aguarde a instalação
Clique em Abrir
O aplicativo solicitar a permissão para que ele consiga alterar as configurações do sistema e assim bloquear o descanso de tela
Clique na caixa para Autorizar
Clique na seta < para finalizar a configuração
Na barra de ferramentas do Android, podemos verificar se o aplicativo está aberto pelo ícone que irá aparecer. Caso não apareça, procure em seus aplicativos e o execute!
Estando aberto o aplicativo já esta funcionando. Caso queira desativa-lo basta clicar em cima do ícone na barra de ferramentas que ele irá redefinir o tempo de espera do descanso de tela para 10 minutos.
Caso esteja com o aplicativo aberto, use o botão de bloqueio da tela de seu celular para bloqueá-la, caso contrário ela ficará acesa até que a bateria se esgote.
Uma outra possibilidade é o encerramento do vínculo entre WhatsApp do cliente e o WhatsApp Web ou Desktop que são as plataformas que utilizamos nos computadores. Podem acontecer de duas maneiras, que detalharei mais a baixo, dessa forma é sempre uma boa pedida verificar se seu XBot está logado corretamente, do contrário ele exibirá essa mensagem para que seja escaneado o código QR com o aplicativo do WhatsApp em seu celular.
Uma boa pedida é verificar nos campos destacados abaixo se o serviço está ativo e funcionando corretamente. Abaixo poderemos ver se estamos logados, se o telefone está conectado e com bateria, a conta logada e seu telefone.
Propositalmente deixei pausado o XBot no print abaixo, assim, conseguimos verificar o status no canto superior esquerdo. Lembrando:
Iniciado = Serviço ativo, XBot pronto para responder as perguntas cadastradas
Parado = Serviço inativo, XBot parado até que seja iniciado novamente, nenhuma pergunta será respondida por ele
Para lojas que possuem mais de um horário de abertura e fechamento no mesmo dia, o Xbot por padrão irá mandar o primeiro horário configurado.
Fazendo isso, o código ficará igual a imagem abaixo e o Xbot enviará os dois horários de funcionamento da loja.
Para que ele mande mais de um horário, vá no cadastro de e procure pelo tipo resposta 'Horário de funcionamento.' Supondo que na sexta-feira a loja tem dois horários de funcionamento, duplique o código da sexta-feira e altere o HH:1 e MM:1 para HH2 e MM:2 na linha duplicada.
